Kurumlara özel arşiv lojistiği hizmeti

Firmalara butik hizmetler sunarak  lojistik sektöründe fark yaratan Fillo, yurt içindeki yaygın dağıtım ağı ve depolarından yararlanarak arşiv lojistiği alanında da söz sahibi olmak iddiasıyla yola çıktı. Fillo,  kurumların saklaması gereken belgeleri özel yazılımlarla arşivleyerek saklayacak, böylece hem kurumlar kullanım alanlarını genişletecek,  hem de saklama maliyetlerini aşağıya çekebilecek. Fillo?nun 20 bin koli kapasitesine sahip arşiv merkezleri bulunuyor, ancak, proje bazlı olarak kapasite artışı mümkün oluyor.

Krize karşın 2009?da yüzde 20 oranında büyüyerek lojistik sektöründe dikkatleri üzerine çeken Fillo, 2010 yılı hedefleri arasında baş sırada yer alan ?Arşiv Lojistiği? hizmetini sunmak üzere tüm hazırlıklarını tamamladı.

Yurtdışında kurumların yasal olarak saklamakla yükümlü oldukları belgeleri arşivleme işini lojistik firmalarına outsource ettiklerini belirten Fillo Genel Müdürü Serkan Akbudak, ?Arşiv lojistiği alanında inovatif yaklaşımımızla niş bir pazar oluşturacağız. Yaygın dağıtım ağımızdan yararlanarak Türkiye?nin dört bir yanında kurumlara hizmet sunacağız. Firmaların arşivlerini özel yazılımlarla depolarımızda saklayacağız. Müşterimiz bizden bu hizmet ile ilgili bir şey istediğinden hemen getirip teslimatını yapabileceğiz? dedi.

Akbudak, kurumların basılı, görsel, işitsel ve elektronik ortamda bulunan evrakların saklama ve geri sunma hizmetlerinin sağlanması için sektöre göre evrakların tasnifi ve sistemli hale getirilmesi, mevcut bilgi yönetim sistemin entegrasyonu (doküman yönetim sistemi) ve  geri dönüşüm ve kontrollü evrak imhası hizmetlerini sunacaklarını söyledi.

Arşiv merkezleri 20 bin koli saklayabiliyor

Akbudak, Anadolu?nun hemen her yerinde arşiv lojistiği için mekânları bulunduğuna değinerek bu sayede daha düşük maliyetlere çözümler üretebildiklerini belirtti: ?Bizi cazip kılan yanımız, Anadolu?nun ucuz ve kaliteli gücüyle hizmet sunmamız. Türkiye genelinde arşiv merkezlerimizle hizmet veriyoruz. Ayrıca firma isteklerine göre istenilen lokasyonda ve özellikte arşiv merkezleri kuruyoruz.  Arşiv merkezlerimiz halen 20 bin koli kapasitesine sahip. Ancak, proje bazlı olarak kapasite artışı söz konusu.  Arşiv merkezlerimizde dumana duyarlı bölgesel yangın söndürme sistemi bulunuyor. Havalandırma, giriş kontrolü sistemleri kırmızı alarm düzeyinde sağlanıyor. Firma taleplerine göre istenilen her türlü güvenlik ve evrak koruma koşulları geliştiriyoruz.?

?Kurumları belge saklamak külfetinden kurtaracağız?

Türkiye?de devlet daireleri, bankalar, hastaneler, okullar başta olmak üzere kurumlar mevcut belgelerini kanunlarda belirtilen süreler içinde saklamak zorunda olduklarını vurgulayan Akbudak, arşiv lojistiğinin neden gerekli olduğunu şöyle açıkladı: ?Eğer bir kurum yasal prosedür gereği kendisinden talep edilen belgeleri ibraz edemezse yüksek cezalar ödemekle yükümlü. Bu nedenle, belgeleri düzenli şekilde saklamalı ve arşivlemelidir. Uluslararası bir araştırmaya göre arşivlerini (kayıtlarını) kaybetmiş firmaların 6 ay içerisinde güç kaybetmeye başladıkları tespit edilmiştir. Vergi daireleri, mükelleflerinden saklanması zorunlu evraklarını 15 gün içerisinde ibraz etmesini ister. Öte yandan hem belgeler standartlara uygun olarak saklanmalı, hem de evraklara rahatlıkla ulaşılabilmeli. Bunu firmaların kendi bünyelerinde yapması için gerekli altyapıyı kurmaları ve belgelerin takibi için personel temin etmeleri ve saklamak zorunda oldukları belgelerin depolanması için geniş mekânlar sağlamaları gerekmekte. Biz verdiğimiz bu hizmetimizle kurumlar adına arşiv lojistiği yaparak onların kullanım alanlarını genişletmekle kalmıyor maliyetlerini de aşağıya çekiyoruz.?

Arşiv lojistiğine özel teknolojiden yararlanılıyor

Farklı hizmetler sunarak lojistik sektöründe yeniliklere öncülük ettiklerini belirten Akbudak, Türkiye?de pek bilinmeyen arşiv lojistiği alanında sürpriz hizmetlerle büyük bir boşluğu dolduracaklarını söyledi. Akbudak, ?Artık dünyada bir lojistik şirketinin know-how’ıyla, yazılımlarıyla apayrı bir teknoloji ve hizmet haline geldi. Ve yurtdışında bunu yapan çok büyük şirketler var. Türkiye?de arşiv lojistiği alanında öncü firma olarak büyük bir potansiyel olduğunu düşünüyoruz. Geçen yıldan beri bu iş için hazırlanıyoruz, bu alanda iddialıyız? diye konuştu.

Fillo, belgelerin hızlı ve kolay şekilde bulunabilmesi için belgeleri sistematik olarak düzenliyor, barkodluyor, tanımlıyor ve isteğe göre özel arşiv kutularına yerleştirerek Arşiv merkezlerindeki çeşitli saklama alanlarında saklıyor. Arşiv merkezlerinde evrakların sağlıklı muhafazası için nem kontrolleri özel cihazlarla istenilen düzeyde tutuluyor.  Ayrıca firma istekleri doğrultusunda özel arşiv oda hizmeti de veriliyor. Arşiv merkezindeki tüm evraklar müşteri tarafından istenildiğinde mail, faks ya da kurye hizmetiyle adreslere zamanında ulaştırılabiliyor.